الإطار القانوني و الهياكل التنظيمية للجمعيات

الإطار القانوني و الهياكل التنظيمية للجمعيات

الجمعيات و مميزاتها

1 – تعريف الجمعية:

الجمعية هي الصيغة الجديدة للتعاون بين السكان في إطار أكثر تنظيما. و الفرق بين الجمعية والجماعة هو أن الأولى تسير وفقا لقوانين مكتوبة في حين أن الثانية تسير وفق العراف المتفق عليها.

أ– تعريف الجمعية من الناحية القانونية:

الجمعية هي اتفاق لتحقيق تعاون مشترك و مستمر بين شخصين أو عدة أشخاص لاستخدام معلوماتهم أو نشاطهم لغاية غير توزيع الأرباح فيما بينهم.

ب - تعريف الجمعية من خلال الدور الذي تقوم به:

الجمعية هي إطار للعمل من اجل توعية الفئات المستهدفة بمشاكلها و تحفيزها للتفكير و المشاركة في طرح الحلول المناسبة و مساعدتها على تجسيد هذه الحلول على ارض الواقع.
دور الجمعية:
• توعية السكان و تحفيزهم عن طريق إشراكهم في أنشطة الجمعية
• لعب دور الوساطة من أجل مساعدة السكان على فهم مشاكلهم و إيجاد الحلول الملائمة لها.
• ضمان الاستمرارية في التفكير و الفعل عن طريق العمل على خلق ديناميكية محلية

 عملية الإشراك:

الإشراك وسيلة و ليس غاية الهدف من هذه العملية هو تمكين الفئة المستهدفة من اكتساب التجربة اللازمة و خلق ديناميكية محلية قادرة على التفكير في المشاكل بشكل عقلاني و إيجاد الحلول المثلى لتخطيها دون اللجوء باستمرار للمساعدة الخارجية
لا يجب أن يفهم من أن الإشراك كما هو شائع عند البعض دعوة السكان للقيام ببعض الأعمال العضلية كالحفر و جلب الأحجار و الماء بل الإشراك هو إشراك في الاقتراحات، في المناقشة و إدلاء الرأي، في اتخاذ القرارات، في المتابعة و التسيير و المراقبة و التقييم.
كل هذه عناصر مهمة لضمان نجاح أي عمل تقوم به الجمعية، و تلعب عملية الإشراك دورا كبيرا في تحديد العلاقة بين الجمعية و السكان.
 عملية الوساطة:
يجب أن نكون حذرين في الخطاب الموجه للناس. لكي لا يفهم البعض أن الجمعية ستحل كل المشاكل لكن ما يجب تلقينه منذ البداية هو أن الناس سيتعاونون من أجل حل مشاكلهم و الجمعية فقط إطار تم خلقه لتنظيم هذه العملية، أي أن الجمعية تلعب دور الوسيط بين المشاكل و الحلول.

 الاستمرارية:

ضمان الاستمرارية مرتبط ارتباطا كبيرا بعملية إشراك المعنيين بالأمر و طبيعة علاقتهم بالجمعية. في الكثير من الأحيان يتم التكلم عن الاستمرارية فقط في علاقتها بالمشروع الذي أنجز و يمكن أن نفهم من ذلك أن مفهوم الاستمرارية محدود في المراقبة المستمرة للعمل الذي أنجز و هذا شيء مهم في حد ذاته، لكن الاستمرارية في مفهومها الواسع تعني القدرة على خلق ديناميكية إيجابية في الوسط و المحيط للتفكير في اقتراح حلول للمشاكل المحلية و تجسيدها على أرض الواقع.

2 – الشكليات القانونية لتأسيس الجمعيات:

المـراحـل:

 المرحلة الأولى: إعداد مشروع القانون الأساسي للجمعية و التحضير للجمع العام التأسيسي و الإعلان عنه.
 المرحلة الثانية: الجمع العام الـتأسيسي من أجل المصادقة على مشروع القانون الأساسي و انتخاب أعضاء المجلس الإداري للجمعية.
 المرحلة الثالثة: إعداد ملف الإيداع القانوني و القيام بإجراءات الإيداع .

يتكون ملف الإيداع من:

 التصريح بتأسيس الجمعية
 محضر الجمع العام التأسيسي
 لائحة أعضاء المجلس الإداري
 الأنظمة الأساسية للجمعية
يوضع الملف في :

• المحكمة الابتدائية لدى وكيل الملك
• السلطة الإدارية المحلية  القائد و الباشا في العمالة و الولاية 


3 – القوانين المنظمة للجمعيات:

1.3 – القانـون الأسـاسي:

• وجوده في ملف تأسيس الجمعية شرط ضروري للحصول على الصفة القانونية.
• القانون الأساسي هو قبل كل شيء عقد بين الأعضاء و يجب احترامه لضمان السير الطبيعي للجمعية.
• هي الوثيقة التي تحدد أهداف الجمعية و تضبط السير العام و توضح طبيعة الهياكل التنظيمية.
• الإطلاع عليه و الموافقة على جميع بنوده من أهم الشروط للانضمام للجمعية.

يختلف محتوى القانون الأساسي من جمعية لأخرى و لم يحدد القانون المنظم للجمعيات في المغرب شكل أو مضمون القانون الأساسي تاركا لكل جمعية حرية وضع القانون الملائم لطبيعتها و حسب اختيار الأعضاء المؤسسين لها. و بصفة عامة يتضمن القانون الأساسي البنود التالية:


• الأهداف
• العضوية في الجمعية
• موارد الجمعية
• التسمية
• المدة
• مقر الجمعية
• هياكل التسيير و الإدارة
• الإشارة إلى القانون الداخلي

• الجموعات العامة
• حل الجمعية

2.3 – القانـون الداخـلي:

يعتبر القانون الداخلي مكملا للقانون الأساسي و يوضح بعض بنوده في كل الأمور التي تتعلق بالتسيير و التنظيم الداخلي للجمعية و العلاقة بين مختلف الهياكل. و تكمن أهميته في كونه:
• يوضح أمورا دقيقة و مهمة في التسيير لا يمكن التطرق إليها في القانون الأساسي.
• يتميز بالمرونة مقارنة مع القانون الأساسي بحيث يمكن تغيير بنوده أو إضافة بنود جديدة كلما دعت الضرورة دون عقد جمع عام استثنائي أو القيام بإجراءات التصريح القانوني بالتعديلات.
لذلك من الأفضل عدم الدخول في التفاصيل عند وضع القانون الأساسي و التركيز عليها بشكل دقيق ي القانون الداخلي. و هذه أهم النقط التي يتطرق إليها القانون الداخلي:
 واجب الانخراط السنوي.
 كيفية تشكيل و تسيير اللجان.
 مهام الأعضاء و تحديد العلاقة بينهم.
 الإجراءات التي يمكن اتخاذها في حالة ارتكاب الأخطاء.
 الجوانب المتعلقة بالاجتماعات و النصاب القانوني
4 - الهياكل التنظيمية للجمعيات :

لضمان السير العادي للجمعيات لابد من بنائها على هياكل قوية. من أهم هذه الهياكل نجد:
 الجمع العام
 المكتب المسير
 اللجان القطاعية
 المداومون

1.4 – الجمع العـام:

هو مناسبة يلتقي خلالها كل أعضاء الجمعية للتباحث و التداول في شؤون الجمعية، و يعتبر أعلى هيئة تقريرية داخل الجمعية، حيث أن قراراته ملزمة لكل الأعضاء كيفما كانت مهامهم داخل الجمعية.
الجمع العام إما عادي أو استثنائي:

 الجمع العام العادي:
ينعقد غالبا مرة في السنة و ذلك للغايات التالية:
 الاستماع للتقريرين الأدبي و المالي و المصادقة عليهما.
 النظر في الأنشطة التي ينوي المكتب القيام بها في العام المقبل.
 انتخاب أعضاء المكتب المسير حسب ما هو منصوص عليه في القانون الأساسي.
 النظر في طلبات الانخراطات الجديدة.

 الجمع العام الاستثنائي:

ينعقد وفق شروط خاصة يوضحها القانون الأساسي و ذلك لدراسة الأمور الطارئة و التي لا يمكن اجراؤها إلى حين الجمع العام و تنعقد الجموعات الاستثنائية بدعوى من الرئيس بناء على طلب ثلثي الأعضاء أو بطلب من المكتب المسير. من أهم الأمور التي تناقش داخل الجمع العام الاستثنائي نجد:
 تعديل أو تغيير قوانين الجمعية.
 مساءلة المكتب المسير إذا كان هناك ما يدعو لذلك.
 حل الجمعية.


سواء كان الجمع العام عاديا أو استثنائيا فلابد لانعقاده بشكل قانوني صحيح من احترام المبادئ الخمسة التالية:
ـ الاعلان عن مكان و زمان الجمع: أي أن الدعوة يجب أن تكون واضحة و ذلك بتبيان زمان و مكان انعقاد الجمع.
ـ تبليغ كافة الأعضاء: على الرئيس أن يوجه الدعوة لجميع الأعضاء و أي احتجاج بعدم التوصل بالاستدعاء لحضور الجمع يعتبر سببا لاغيا لقراراته.
ـ احترام مدة التبليغ: ذلك أن أعضاء الجمعية يجب أن تصلهم الدعوة لحضور الجمع العام خلال أجل كاف و معقول كما هو منصوص عليه في القانون الأساسي.
ـ جدول الأعمال : من حق أعضاء الجمعية معرفة الأمور التي ستتم مناقشتها خلال الاجتماع مسبقا لأن تعرف الأعضاء على النقط التي ستتم مناقشتها يمكنهم من الاستعداد أكثر للمشاركة الفعلية في أشغال الاجتماع.
ـ توفير النصاب القانوني: حفاظا على الصبغة التشاركية اللازم توفرها في القرارات المتخذة، يجب التأكد م حضور العدد الضروري المنصوص عليه في القانون الأساسي و الذي يختلف بحسب الجمع لعام إذا ما كان عاديا أو استثنائيا.

2.4 - المكتب المسير أو المجلس الإداري:

تحقيق أهداف الجمعية عملية تتطلب مراقبة و متابعة يومية و بما أنه لا يمكن تكليف كل الأعضاء بهذه المهمة فلابد من انتخاب مجموعة صغيرة من بين الأعضاء و تكليفها بالسهر على حسن تدبير كل الأمور المرتبطة بعمل الجمعية و هذه المجموعة المنتخبة تعرف بالمجلس الإداري أو المكتب المسير للجمعية.
المكتب المسير المسؤول الأول أمام الإدارات و السلطات المحلية. فهو الذي يتكلم باسم الجمعية و يمثلها عند الحاجة. أعضاء المجلس الإداري منتخبون من لدن الجمع العام مما يجعلهم مسؤولون أمامه عن كل الأعمال التي يقومون بها.
يتكون المكتب المسير من عدد من الأعضاء كما ينص على ذلك القانون الأساسي للجمعية و يقوم أعضاءه بتقاسم المهام فيما بينهم بحسب قدرات و كفاءات كل عضو، و يتكون المكتب المسير من الرئاسة، و الكتابة العامة، أمانة المال، و المستشارون.

فما هي مهامهم؟
 الرئاسة:

 الدعوة إلى الاجتماعات.
 توقيع وثائق الجمعية.
 السهر على إنجاز قرارات المكتب المسير.
 متابعة كل أشغال الجمعية.
إلا أن هذه الاختصاصات لا تعني أن الرئيس يختزل كل سلطات الجمعية، بل يحق لباقي أعضاء المكتب المسير مساءلته حول الأشغال و الأعمال التي قام بها داخل نطاق اختصاصاته كرئيس.

 الكتابة العامة:
 ضبط الشؤون الادارية.
 إعداد المراسلات و محاضر الاجتماعات.
 مسك سجلات ضبط المراسلات و المحاضر.
 إعداد جدول أعمال الاجتماعات بتعاون مع الرئيس.

 أمانة المال:
 تنفيذ قرارات المكتب المسير من الناحية المالية و تحت مراقبة الرئيس.
 مسك دفاتر العمليات المالية.
 المحافظة على الوثائق و البيانات المبررة لها.
فإذا تعذر على أحد هؤلاء الثلاثة الحضور أو القيام بعمل ما فيمكنه الاستعانة بنائبه الذي يتمتع عندها بنفس الاختصاصات. أما الأعضاء المستشارون فدورهم مراقبة حسن سير أشغال الجمعية و تقديم المساعدة الضرورية لكل الأعضاء كلما تطلب الأمر.

3.4 - اللجان:

تعتبر اللجان من أهم الهياكل التنظيمية التي تسهل العمل داخل الجمعية و تكمن أهميتها في كونها:
 تساعد على تقسيم العمل بين مجموع الأعضاء.
 هي أكثر مرونة فيما يتعلق بالاجتمعات و اتخاذ القرارات.
 تشكل إطارات لإشراك جميع الأعضاء في أنشطة الجمعية و تكوينهم من أجل تحمل المسؤولية.

5 - التسيير الإداري و المالي للجمعيات:

1.5 - المراسلات :

المراسلات نوعان: صادرات وواردات
 تسجيل الرسائل يمكننا من تفادي ضياعها و تسهيل مراقبتها إن دعت الضرورة.
 تعكس الرسائل المبعوثة صورة الجمعية. لذلك يجب أن تكون ممضية من طرف شخص واحد يعينه أعضاء المكتب، عادة إما الرئيس أو الكاتب العام.
2.5- ترتيب الوثائق:

 تجميع المعلومات و تركيز المدارك.
 لتفادي ضياع الوثائق و تسهيل البحث و المراقبة كلما دعت الضرورة لذلك.
دفتر الرسائل: الصادرات

التاريخ الترتيب الموضوع المرسل إليه التوقيع



دفتر الرسائل: الواردات

التاريخ الترتيب الموضوع المرسل التوقيع


محاضر الاجتماعات:

• تسمح بتسجيل القرارات المتخذة و بتفادي المشاكل التي تخلق بين أعضاء الجمعية.
• مرجع مهم لبلورة تقرير الأنشطة.


نموذج لمحضر اجتماع


جمعية:................................ﳏضر اجتماع رقم:..................................
تاريخ انعقاد الاجتماع....................
الحاضرون:..............................................................................
الغائبون بعذر:...........................................................................
الغائبون بغير عذر:.....................................................................
جدول الأعمال:..........................................................................
النقط التي تمت مناقشتها :.............................................................
القرارات التي اتخذت :................................................................
النقط التي لم يتم الحسم فيها :.........................................................


الإمضاءات:.....................................................

تقـرير الأنشـطة

• يبرر المجهودان المبذولة من طرف الجمعية.
• عنصر من عناصر متابعة و تقييم الأنشطة.
• وسيلة تقديم مؤهلات و رأسمال الجمعية.








نموذج تقرير الأنشطة

جمعية:................................................................................
تقرير عن مشروع:................................................................
الفترة المعنية:......................................................................

أهداف المشروع :







الأنشطة المبرمجة و المنجزة خلال فترة التقرير:







الأنشطة المبرمجة غير المنجزة خلال نفس الفترة:

الأنشطة المبرمجة غير المنجزة خلال نفس التقرير:







المشاكل المتعلقة بالفترة و الحلول المقترحة:








الأنشطة المبرمجة خلال الفترة المقبلة:



مذكرة الإخبار

تسهل تبادل المعلومات و بث الأخبار بين الأعضاء و المشاركة في اتخاذ القرار.



جمعية :..................................................
مذكرة رقم :..........................
التاريخ :..........................................
حول موضوع :.........................................................................................
............................................................................................................
المرفقات :...............................................................................................
الاسم :...................................................................................................
ملاحظات :.............................................................................................


التوقيع :.......................

التقرير الأدبي

• يلخص الأنشطة التي قامت بها الجمعية خلال سنة من العمل.
• يطرح العراقيل التي عرفتها الجمعية بحثا عن حلول لها.
• يعطي توصيات.
• يقترح برنامج عمل السنة الموالية.





نمذج التقرير الأدبي

الجمعية :.......................................................
السنة :..........................................................
أنشطة الجمعية خلال السنة :..........................................
أنشطة المكتب المسير :....................................................
المشاكل الكبرى أو العراقيل التي عرفتها الجعية خلال السنة :............................................................
التوصيات :.........................................................................................................................
اقتراحات عامة للسنة الموالية :.................................................................................................















التسيير المالي للجمعية

أهم وسائل التسيير المالي للجمعية :

يجب أولا التفكير في الموارد البشرية قبل الموارد المالية، الشيء الذي يمكننا من :
• التفكير في حلول سهلة و قابلة للإنجاز على أرض الواقع .
• دعم و أخذ بعين الاعتبار الخبرة و المعرفة المحلية.
• أن نكون جد موضوعيين و عقلانيين في إنجاز المشاريع.
• الاستقلالية في إنجاز مشاريع لجمعية.
الموارد غير المالية
• الموارد البشرية
• الموارد المادية و التقنية
يوجد في مناطق تدخل الجمعية عدد مهم من الأشخاص ذوي الخبرة و المعرفة  فلاحين،حرفيين،مربي الماشية،مربي النحل..... فهؤلاء يمكن الاعتماد عليهم و الاستعانة بمعرفتهم و مهاراتهم إذا أتيحت لهم الفرصة. كما يمكن الاستعانة بجمعيات أخرى، توجد كذلك قوة حيوية عند كل أعضاء الجمعية و السكان و هي العمل.

خلق موارد محلية لتمويل الإمكانيات

• قبل طلب مساعدة خارجية يجب على الجمعية أن تبرهن أنها تبدل جهودا و أنها قادرة على العطاء قبل الطلب. حصر تفكير الجمعية في التمويل الخارجي وحده كحل لمشاكلها، يعرقل حيويتها و ديناميكيتها.
• التمويل الذاتي و المحلي يشجع و يجلب التمويل الخارجي.
• يظل التمويل الخارجي محدودا و غير مستمرا، في حين أن التمويل المحل يمكن أن يكون مستديما.
• يقوي التمويل الذاتي استقلالية الجمعية.
• بدل البحث عن ممولين جدد، يجب التفكير في طرق لخلق موارد محلية.

ماهي مختلف الموارد المحلية؟

• انخراط الأعضاء
• مساهمة السكان المالية
• دعم المؤسسات العامة و الخاصة
• الموارد المادية الخاصةماشية، مقرات، أراضي... 
• بيع بعض المنتجات  حقول جماعية، ورشات...
• أداء الخدمة من طرف السكان  العمل التطوعي أهم الموارد
• الهبات النقدية أو العينية ن طرف المحسنين.

تعليل المصاريف و المداخيل

تعليل العمليات المالية من ضمن المؤشرات الأساسية على مصداقية الجمعية و شفافية تعاملها. يعتبر تعليل المصاريف عنصرا مهما في تنظيم العمل وتفادي المشاكل بين أعضاء الجمعية أي مدخول أو مصروف غير معلل ليس له قيمة تعتبر الأوراق المحاسبتية العنصر الأساسي في التسيير المالي.
توجد مجموعة من الأوراق المحاسبتية، هي :
• الوصل الاستلام و الأداء 
• الفاتورة
• الشيك
• إشعار بدائنة و كشف الحساب







وصل الأداء

جمعية :...............................
وصل رقم :
أنا الموقع أسفله السيد .............................. رقم ب.ت.و .......................اشهد أنني قد توصلت من أمين صندوق جمعية...............................مبلغ ...................................و ذلك من أجل ..........
التوقيع: ........................... التاريخ : ........................
من الضروري التوفر على نسختين: الأولى الاحتفاظ بها لدى الجمعية و الثانية لدى المعني بالأمر.

وصل الاستلام

جمعية :.................................
وصل رقم:
أنا الموقع أسفله أمين صندوق الجمعية السيد:...............................أشهد أنني قد توصلت من السيد..................رقم ب.و .....................مبلغ .....................و ذلك من أجل: .........................
التوقيع: ....................... التاريخ: .................................
من الضروري التوفر على نسختين: الأولى الاحتفاظ بها لدى الجمعية و الثانية لدى المعني بالأمر..

تسجيل المصاريف و المداخيل

• يجب تسجيل كل ورقة تعلل مصروفا أو مدخولا.
• تسجيل جميع العمليات المعللة يسهل المراقبة.
• عدم تسجيل العمليات المالية يساهم في اضطراب التسيير المالي. يجب تسجيل العملية في اليوم الذي تمت فيه.



أهم وثائق تسجيل العمليات المالية المستعملة لدى الجمعيات هي:
• دفتر الصندوق
• دفتر البنك
دفتر الصندوق
التاريخ رقم الورقة وصف العملية مداخيل مصاريف الرصيد




















دفتر البنك
حساب رقم:..................................

التاريخ رقم الورقة وصف العملية مداخيل مصاريف الرصيد











تسـيير المخزون

لابد أن يكون لكل جمعية مخزونها الخاص. و يمكن أن يكون هذا المخزون عبارة عن سلع أو وسائل العمل. نتفادى ضياع المخزون عن طريق حسن تدبيرها. أهم وسائل تسيير المخزون هي:
• وصل الدخول إلى المخزن
• وصل الخروج من المخزن
• سجل المخزون
نموذج لوصل دخول المخزن
جمعية :................................................
وصل رقم : ......................
أنا الموقـع أسـفله المسؤول عن المخزون أشهـد أنني قـد توصلت من السيد .................................... رقم ب.ت.و ....................يوم : .................................... طبيعة السلعة و عدد السلعة ..................................................
الاسم: ............................ التوقيع: .......................... التاريخ: .........................

وصل الخروج من المخزن

جمعية:...................................
وصل رقم:.......................
أشهد أنا الموقع أسفله السيد :................................ رقم ب.ت.و ...................................أنني قد توصلت من المسؤول عن المخزن يوم .............................................طبيعة السلعة و عدد السلعة ...........................
التوقيع :................................ التاريخ:.......................................
سجل المخزون

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,


إعداد التقارير المالية


يسمح لنا إعداد التقارير المالية بتتبع سير المصاريف و المداخيل.
يعتبر من أهم المؤشرات التي تساعدنا على إعادة النظر و تصويب وضعيتنا المالية  مداخيل و مصاريف.
هناك نوعين من التقارير بالنسبة للجمعية:

التقرير المالي للجمعية

• هو تقرير إجمالي يهم جميع أنشطة الجمعية
• يمكن أن يكون سنويا أو نصف سنوي .
• يتعين على المكتب المسير أن يقدم تقرير سنويا للجمع العام .

نموذج التقرير المالي للجمعية

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,


التقرير المالي للمشروع

o هي تقارير خاصة بكل مشروع أو نشاط على حدى
o يمكن أن يعد مرحليا  شهر، شهرين، ثلاثة أشهر... حسب حجم و طبيعة كل مشرو